Co wchodzi w koszty uzyskania przychodu?

Co to są koszty uzyskania przychodów?

Aby zrozumieć, co wchodzi w koszty uzyskania przychodu, należy przyjrzeć się przepisom ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Kosztem uzyskania przychodu mogą być wszelkie wydatki poniesione na osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie źródła przychodów. 

Przykłady tego, co jest kosztem uzyskania przychodu, obejmują:

• zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych,
• utrzymanie i wyposażenie lokalu,
• usługi księgowe, opłaty bankowe, telefon, sprzęt komputerowy,
• odpisy amortyzacyjne od środków trwałych,
• zakupy paliwa i inne koszty związane z użytkowaniem pojazdu.

Wydatki muszą mieć związek z działalnością gospodarczą i nie mogą mieć charakteru osobistego. Przykładem może być zakup garnituru do celów biznesowych, który musi spełniać dodatkowe warunki, aby być uznany za koszt uzyskania przychodu. Warto w takich przypadkach wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.

W katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów znajdują się m.in. wydatki na reprezentację, odsetki za nieterminową spłatę zobowiązań podatkowych i budżetowych, spłaty rat pożyczek i kredytów (z wyjątkiem części odsetkowej raty), odpisy amortyzacyjne przekraczające wartość 150.000 zł w przypadku samochodów osobowych oraz wydatki na ubezpieczenie AC samochodów osobowych przekraczające proporcjonalnie ustaloną wartość 150.000 zł.

Koszty uzyskania przychodu – jak liczyć w przypadku zapłaconej zaliczki?

Podatnicy często wpłacają zaliczki przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usług. W takich przypadkach pojawia się pytanie, czy zaliczki mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów. Odpowiedź brzmi – nie, zaliczki te nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, ponieważ mają charakter tymczasowy i nie są ostateczne. Zaliczki są wpłacane jako forma zabezpieczenia przyszłej transakcji, jednak nie są definitywne i mogą podlegać zwrotowi, jeśli transakcja nie dojdzie do skutku. Wydatki, które mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów, muszą być poniesione w sposób definitywny i nieodwracalny.

Potwierdza to interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z 2 grudnia 2016 r. (sygn. 1061-IPTPB1.4511.819.2016.2.MM), która jasno stwierdza, że zaliczki nie mają charakteru ostatecznego, a zatem nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Dopiero w momencie, gdy zaliczka przekształci się w pełną płatność za dostarczone towary lub wykonane usługi, wydatek ten może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu.

Warto podkreślić, że aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być on również odpowiednio udokumentowany. W przypadku zaliczek dokumentacja powinna obejmować umowy i faktury, które jednoznacznie określają, że wpłata została dokonana jako zaliczka na poczet przyszłej dostawy lub usługi. W momencie przekształcenia zaliczki w ostateczną płatność należy sporządzić pełną dokumentację księgową, która potwierdzi definitywność wydatku.

Jak dokumentować koszty uzyskania przychodów?

Aby wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodu, musi być odpowiednio udokumentowany. Dokumentacja kosztów uzyskania przychodów jest niezbędna dla prawidłowego prowadzenia ksiąg rachunkowych i rozliczeń podatkowych. Poniżej przedstawiamy zasady i rodzaje dokumentów, które mogą stanowić podstawę zapisów w księgach.

Podstawowe dokumenty księgowe

Do najważniejszych dokumentów księgowych, które potwierdzają poniesione wydatki, należą:

• faktury – najbardziej powszechny dokument księgowy, który powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje takie jak data, numer, dane sprzedawcy i nabywcy, opis towarów lub usług, kwoty netto, VAT i brutto;
• faktury VAT RR – specjalny rodzaj faktur stosowany w przypadku zakupów od rolników ryczałtowych;
• rachunki – dokumenty wystawiane przez podmioty niebędące płatnikami VAT, które również muszą zawierać wszystkie wymagane informacje;
• dokumenty celne – dokumenty związane z importem towarów, które potwierdzają poniesione wydatki oraz zapłacone cła i podatki.

Dokumenty te muszą być sporządzone w języku polskim. Jeśli są wystawione w walucie obcej, należy je przeliczyć na złotówki według odpowiedniego kursu walut z dnia wystawienia dokumentu. Ważne jest, aby wszystkie dowody księgowe były pełne, czytelne i zrozumiałe, co umożliwia ich prawidłowe zaksięgowanie i weryfikację.

Dokumentowanie kosztów wewnętrznych

W określonych sytuacjach przedsiębiorca może wystawić dowody wewnętrzne, które również stanowią podstawę zapisów księgowych. Przykłady takich sytuacji obejmują:

• zakup produktów roślinnych od krajowych producentów – przedsiębiorca może samodzielnie wystawić dowód wewnętrzny potwierdzający taki zakup;
• koszty diet za podróże służbowe – wydatki na diety i inne należności za czas podróży służbowych mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym;
• opłaty za czynsz, energię elektryczną, wodę, gaz i inne media – jeśli są one związane z działalnością gospodarczą, można je dokumentować za pomocą dowodów wewnętrznych.

Dowody wewnętrzne muszą zawierać datę wystawienia, podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie wydatku oraz szczegółowy opis operacji gospodarczej, w tym nazwę towaru lub usługi, ilość, cenę jednostkową i wartość. Dodatkowo, dowody te powinny być numerowane i powiązane z odpowiednimi zapisami księgowymi.

Podsumowanie

AM Finanse oferuje szeroki zakres usług, które mogą pomóc w prawidłowym i efektywnym prowadzeniu księgowości Twojej firmy. Nasza obsługa księgowa Warszawa to gwarancja, że wszystkie aspekty finansowe Twojego biznesu będą zarządzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, co pozwoli Ci uniknąć błędów i nieprawidłowości. Zapewniamy:

• usługi księgowe dla firm – kompleksowa obsługa księgowa, dostosowana do potrzeb Twojego biznesu.;
• usługi kadrowe – wsparcie w zakresie zarządzania kadrami i płacami;
• doradztwo podatkowe dla firm – pomoże zoptymalizować obciążenia podatkowe Twojej firmy;
• wirtualne biura – nowoczesne rozwiązania biurowe, które umożliwiają prowadzenie działalności bez konieczności wynajmu fizycznej przestrzeni biurowej.

Dzięki naszemu doświadczeniu i profesjonalizmowi możesz mieć pewność, że księgowość Twojej firmy jest w dobrych rękach. Skontaktuj się z nami już dziś, aby dowiedzieć się więcej o naszych usługach i o tym, jak możemy wspierać rozwój Twojego biznesu.